Allgemeine Geschäftsbedingungen – Tolkien Thing

(Stand: April 2025)

1. Veranstalter und Durchführung

Veranstalter des Tolkien Things ist die Deutsche Tolkien Gesellschaft e.V. (DTG) mit Sitz in Köln. Die DTG ist verantwortlich für das inhaltliche Programm der Veranstaltung sowie für die Vor-Ort-Organisation. Die buchhalterische Abwicklung und die Rahmenorganisation erfolgen durch die Auenland Productions UG (haftungsbeschränkt), Sitz in München, handelnd unter dem Namen Auenland Events, im Auftrag und in enger Abstimmung mit der DTG.

2. Veranstaltungsort und Unterkunft

Die Unterkunft erfolgt in der Regel in einem denkmalgeschützten Tagungshaus oder einer Jugendherberge mit entsprechender Ausstattung. Es besteht kein Anspruch auf ein identisches Programm oder auf Rahmenbedingungen früherer Veranstaltungen. An- und Abreise erfolgen in eigener Verantwortung und auf eigene Kosten.

3. Verhaltensregeln und Sicherheit

Teilnehmende verpflichten sich, jegliche Gefährdung der eigenen Person, anderer Teilnehmer*innen oder der Umgebung zu vermeiden. Untersagt sind u. a.:

• Klettern auf Mauern oder Gebäude
• offenes Feuer außerhalb zugelassener Feuerstellen
• Rauchen auf Zimmern
• übermäßiger Alkoholkonsum

Teilnehmende sind verpflichtet, sich selbstständig mit den geltenden Sicherheitsbestimmungen (z. B. Notausgänge, Verbotszeichen) vertraut zu machen. Aufsichtspersonen haften für ihre minderjährigen Schutzbefohlenen und haben erhöhte Aufsichts- und Fürsorgepflichten. Den Anweisungen des Veranstalters, seines Personals sowie der Herbergsleitung ist unbedingt Folge zu leisten.

4. Ausschluss von der Veranstaltung

Bei schwerwiegenden Verstößen gegen Sicherheitsregeln oder Anweisungen kann der Veranstalter Teilnehmende ohne Anspruch auf Rückerstattung des Teilnahmebeitrags von der Veranstaltung ausschließen. Zusätzlich können Schadensersatzansprüche bei schuldhaftem Verhalten geltend gemacht werden.

5. Haftungsausschluss

Schadensersatzansprüche – gleich aus welchem Rechtsgrund – sind ausgeschlossen, sofern der Veranstalter, seine Erfüllungsgehilfen oder Beauftragten nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt haben.

6. Änderungen im Ablauf

Die DTG behält sich vor, das Programm aus wichtigem Grund zu ändern oder ganz abzusagen. Für Programmänderungen besteht kein Anspruch auf Schadensersatz.

7. Bild-, Ton- und Videoaufnahmen

Alle Rechte an Foto-, Audio- und Videoaufnahmen durch den Veranstalter bleiben vorbehalten. Private Aufnahmen durch Teilnehmende sind nur für den Eigengebrauch zulässig. Veröffentlichungen – auch bearbeiteter Inhalte – bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung. Teilnehmende erklären sich damit einverstanden, im Rahmen der Veranstaltung ggf. durch Medienvertreter oder offizielle Dokumentationsteams aufgenommen zu werden. Wer dies nicht wünscht, hat sich von entsprechenden Bereichen fernzuhalten.

8. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es wird auf die Datenschutzerklärung unter https://www.tolkien-thing.de/impressum/datenschutz verwiesen.

9. Anmeldung und Vertragsschluss

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über die Website https://www.tolkien-thing.de. Nach Absenden des Formulars erhalten Teilnehmende eine Eingangsbestätigung. Erst die ausdrückliche Anmeldebestätigung durch Auenland Events begründet den verbindlichen Vertrag. Nach Bestätigung ist der Teilnahmebeitrag umgehend zu begleichen. Anmeldungen im Namen Dritter sind nur nach vorheriger Absprache zulässig. Ausgenommen sind gesetzliche Vertreter bei minderjährigen Personen.

10. Zahlungsabwicklung und Fristen

Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto.

Zahlungsfristen:

• Generell: 14 Tage nach Rechnungsstellung
• Ab dem 1. Juli: 7 Tage nach Rechnungsstellung
• Ab 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn: Nur noch Barzahlung vor Ort möglich

Etwaige Bankgebühren bei internationalen Überweisungen trägt die teilnehmende Person.

11. Rücktritt, Stornierung und Erstattung

• Kostenfreie Stornierung: Innerhalb von 7 Tagen nach Anmeldebestätigung
• Danach: 50 % Erstattung bei Buchung eines Mehrbettzimmers
• Ab 1. Juli: Keine Erstattung mehr möglich

Zuschläge (z. B. Einzelzimmer, Sonderwünsche) sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig. Teilnahmeplätze sind nicht übertragbar. Bei Verhinderung ist der Veranstalter unverzüglich zu informieren. Ein vertragliches Rücktrittsrecht besteht nicht.

12. Solidaritätszuschlag

Teilnehmende können freiwillig einen Solidaritätszuschlag leisten, um zusätzliche Aufwände und Risiken zu decken. Dieser Zuschlag ist freiwillig und beeinflusst die Teilnahme nicht.

13. Nutzung der Unterkunft und Hausordnung

• Schlafen im Schlafsack auf den Betten ist untersagt.
• Das Schlafen in Rüstungen oder ähnlicher Kleidung ist untersagt.
• Die Einrichtung ist pfleglich zu behandeln. Veränderungen bedürfen der Zustimmung.

14. Nebenabreden und Schriftform

Alle Änderungen und Nebenabreden bedürfen der Textform, bei minderjährigen Teilnehmenden der Schriftform.

15. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Regelungen unberührt.

16. Gerichtsstand

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit diesen AGB ist, soweit gesetzlich zulässig, München. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.